입주자대표회의 구성원으로서 올바른 동대표 활동을 하기 위해서는 대표회의를 개최하기 전 관리사무소는 사전에 회의 자료를 배부하도록 하고, 대표들은 회의에 참석하기 전 반드시 안건을 파악하고 찬・반의 생각을 정리하여 자신의 의견을 발표하고 책임 있게 표결에 참여하여야 한다.
또한, 회의를 주재하는 대표회장은 안건별로 시간을 정하여 전체 진행시간을 정해놓고 각 안건별로 간략한 안건설명 → 찬・반 의견발표 → 합의되지 않으면 표결처리 → 최종 결정사항에 대한 요약 등의 순서로 신속하게 회의를 진행함으로써 지나치게 회의가 길어져 피곤하게 되거나 난상토론 과정에서 감정적으로 서로 상처를 입게 되는 것을 방지해야 한다. 그리고 회의체에서 다수결로 결정된 사항을 입주자들에게 설명할 때에는 자신은 비록 반대했다 하더라도 다수결로 결정된 의견을 존중하도록 설명하여야 한다.
아파트 관리체계에서 참여민주주의를 실현하기 위해서는 먼저, 아파트관리의 제반사항을 주민들에게 투명하게 공개 운영함으로써 입주민들에게 아파트관리에 대한 이해와 지식도 넓히도록 하고 신뢰감을 형성할 수 있어야 한다.
이는 장기적으로 관리의 안정성을 구축할 수 있을 뿐 아니라, 아파트 관리에 대한 입주자들의 관심과 참여를 유도할 수가 있는 것이다.
입주자대표회의 운영과 관련한 회의결과는 각종 게시판이나 홈페이지를 통하여 공지하여야 한다.
그 외에도 ①아파트에 중대한 현안문제가 있다면 행정기관, 관련단체 등의 전문가에게 문의하여 확인한 내용 ②입주자들의 민원사항에 대한 해결방안 ③입주민들의 좋은 소식 소개 ④아파트공동체 활동내용으로서 강좌, 토론 등의 프로그램 소개, ⑤다른 아파트의 모범적인 관리방식 소개 ⑥지역주민자치센터 등의 프로그램 소개 등 아파트관리에 관한 다양한 정보를 입주민들과 함께 공유할 수 있어야 한다.
아파트 관리운영에 관한 정보를 투명하게 공개하는 것이 입주민들로부터 더 많은 문제제기를 받게 되고, 이로 인하여 관리사무소나 입주자대표회의의 책임 있는 업무수행이 어려워 질 것이라는 우려감을 갖는 경우도 있다.
물론, 모르던 것을 알게 되어 궁금증 해소 및 개별적인 의견 제안들이 더 많아질 수도 있겠지만, 일정기간이 경과한 후에는 비교적 안정적이고 신뢰감 있는 관리운영이 가능하고, 실제 아파트 관리내용과는 다른 유언비어들이 난무하여 입주민간의 갈등과 분열이 발생하는 일은 없을 것이다.